很多中小企業(yè)創(chuàng)立之初，出于對公司支出成本的考慮，讓員工在客戶溝通內(nèi)部管理時(shí)多使用員工個(gè)人郵箱、微信等進(jìn)行溝通，一旦發(fā)生問題，因相關(guān)記錄均在員工的私人郵箱或者微信中而無法獲得相關(guān)證據(jù)，即使是企業(yè)可以控制的微信，因手機(jī)或者電腦的存儲量有限，經(jīng)常會定期刪除相關(guān)信息，待糾紛爆發(fā)時(shí)，證據(jù)早已灰飛煙滅。

　　更為關(guān)鍵的是，員工使用個(gè)人郵箱或者是微信進(jìn)行客戶的溝通，則客戶的相關(guān)資料都掌握在員工的手中，可能在利益的誘惑下，將企業(yè)的客戶轉(zhuǎn)為私人的客戶，或者在離職時(shí)造成企業(yè)的客戶流失。

　　因此，初創(chuàng)企業(yè)統(tǒng)一使用企業(yè)配置的網(wǎng)易企業(yè)郵箱進(jìn)行文件交接，工作溝通，規(guī)定員工在涉及工作時(shí)一律通過郵件進(jìn)行文件的傳遞交接，不得用于其他個(gè)人用途，公司有權(quán)隨時(shí)查看郵箱，通過控制監(jiān)視內(nèi)部員工電子郵件，解決侵犯員工私隱問題、文件流向存儲問題、客戶流失問題、證據(jù)保護(hù)問題，最大限度防止公司重要信息和商業(yè)秘密泄漏。

　　當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，并且已進(jìn)入移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。一個(gè)網(wǎng)站和一個(gè)標(biāo)配的企業(yè)郵箱是企業(yè)面向互聯(lián)網(wǎng)潛在客戶池的一個(gè)門面擔(dān)當(dāng)，更是企業(yè)信息安全的一個(gè)有力保障。以企業(yè)域名為后綴的郵箱，整齊劃一，有利于樹立公司整體品牌形象，增加品牌可信度。通過郵箱的帳號就知道企業(yè)網(wǎng)站，對公司的意義非常重要，不但能讓應(yīng)聘人員容易記住自己的網(wǎng)站，更有統(tǒng)一的規(guī)范利于展示公司實(shí)力。

　　一般在完成合作意向中，不論個(gè)人還是企業(yè)，都會對合作方做一些了解，這其中包括核查企業(yè)資質(zhì)、了解注冊資金、瀏覽公司網(wǎng)站、聯(lián)絡(luò)使用的企業(yè)郵箱是否企業(yè)化。

　　很多初創(chuàng)企業(yè)一開始對企業(yè)郵箱并不重視，認(rèn)為企業(yè)初期階段能省則省，前期用個(gè)人郵箱或是普通企業(yè)郵箱辦公就行，等到企業(yè)做大之后再進(jìn)行升級到高端專業(yè)企業(yè)郵箱。殊不知，這樣相當(dāng)于將企業(yè)信息安全置于一個(gè)裸奔的狀態(tài)，一旦出現(xiàn)問題，將追悔莫及。